解决问题的锦囊妙计5:走访利益关系人明确问题取向

你有没有这样的经验?

你花了很多时间和精力去研究怎么解决问题

别人都下班开始打游戏了,你还在挑灯夜战

结果天都塌了,你的主管告诉你“这不是我要的!”

怎么会这样?怎么不早说?

你生着闷气的时候,这样的话不断出现在你的脑海

生气、气馁、无奈、抱怨的你

也不禁开始想“怎么会这样呢?”

这样的场景不知道你熟不熟悉?

这是典型的从一开始就没有搞清楚究竟问题应该聚焦在哪里

我在超过10年的行动学习(Action Learning)的教练经历中

也很常看见类似的现象

一群人花了一些时间之后,还是发现走了错的方向

即使在行动学习教练的质疑下,团队成员们仍然遵照出题主管的指示

执迷不悟的研究着错误的命题

后来向主管汇报他们的调研发现时

才从出题的主管那边听到否定的消息

主题主管解释道“我当时只是举例说明,不是仅限于那个例子”

主管的疑问是“这不是一个行动学习项目吗?你们(指学员)应该要打开思维去研究问题,不是吗?”

很明显学员们太习惯了听指令办事,甚至不假思索的以为主管的话是不会错的,

这种现象在专业属性很强的公司会特别明显,

其背后有一个假设:主管是专业的,专业的人说话就是对的,尚不专业的人应该听取专业的意见才会进步。

所以即使在开始阶段行动学习教练已经提出质疑,他们仍然花费时间在原来错误的的问题上,

直到行动学习教练帮助他们与出题主管举行一次会议之后,才暴露出学员没有意识到的错误。

这就是成人的学习模式,南墙是最好的老师。

这个现象的背后除了暴露出来学员的认知问题外,

学员主管的问题其实也是一览无遗。

多数主管在说明问题的时候,通常会有下列现象:

1.我以为我说清楚了,你应该能理解

2.我以为你知道我关注什么,难道不是吗?

3.从一件小事开始延伸说了很多其它例子说了很多不满,以及带来的各种影响,但就是没说具体问题

4.更多的指责问题的责任归属,却没有说明白应该从哪里开始解决问题

5.指责员工积极性不够,提出一些要求,但是没讲明白问题是什么

你要知道不是所有的主管都善于表达和管理,他们有些是业务能力强,有些则是背景关系强而已

如果你有这样的主管,是好事还是坏事呢?

如果你用积极心理去看待这样的事,

恭喜你,你的主管就是一面最好的镜子,你在他身上应该可以借鉴到很多东西。

要高效的解决问题,关于问题的信息是不可少的。这些问题相关的信息,包含客观存在的数据信息,也包含相关人群的主观想法

研究问题的人最好保持一个空杯心态,不要带着浓厚的预设想法去调研。

调研的对象除了主管之外,你还需要进一步走访其他的利益相关人,不同立场的利益关系人可能会有不同的想法,主动拜访他们会给你带来很多重要信息。

问题的利益关系人通常包含:

1.问题的责任人,例如你的主管

2.业务活动的直接参与者,包含工作流程上的所有直接参与岗位

3.参与管理业务活动的人,例如质量控制、项目经理、成本控制经理

4.外部监管机构人员,例如政府机构与行业组织

你需要与他们交流以下4个重点:

1.他们对问题的理解,有哪些数据支持他们的想法?

2.他们最建议聚焦解决哪些问题?为什么?

3.他们知不知道在业内有其它更好的做法?

这些好做法为什么不能在我们公司推行?主要障碍是什么?

4.过去做过什么努力?效果如何?有什么值得借鉴的?

利益关系人没有责任要告诉你正确答案

他们主要是各种信息的提供者

所以你带着调查的发现,你需要进行自主思考

并在与主管交流后进行问题的聚焦,确认问题

如果遇到问题描述和聚焦目标不清楚的情况

以下是4个非常重要的优化办法:

1.使用4W1H,What / When / Where / Who / How much来描述问题

例如近半年来华东市场A型号的产品在B类客户的销售业绩只完成预期目标的23%

2.将模糊的大问题进行拆分,聚焦最高优先级的子问题

例如大而模糊的客户满意问题可以拆分为更细的子问题,

例如服务态度、同理心、响应速度、问题解决的有效性等等子问题,

匹配真实数据后就可以做出聚焦子问题的判断

3.使用真实数据,匹配成熟的理论,进行问题的定义

例如客户满意的数据加上服务品质理论SERVQUAL模型

就可以系统性的看出需要聚焦在哪个子类型的的服务问题

4.主动聆听,主动提问,不要等待

主管通常说明问题的时间不会很长,如果你使用刚才提到的4W1H

进行积极主动的聆听,不断扫描信息并对应4W1H,

针对你没有听到或确实不理解之处,就应该主动提问

这样充分展现你的积极主动聆听与思考

避免一开始就搞错方向,白费力气无功而返   

以上就是解决问题的锦囊妙计4:走访利益关系人明确问题取向

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解决问题的锦囊妙计5

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